Jak zorganizować konferencję krok po kroku?

Zorganizowanie konferencji – bez względu na to, czego właściwie miałaby dotyczyć, nie jest wcale proste. Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Zapoznaj się z naszym poradnikiem, który na pewno ułatwi Ci zaplanowanie takiego przedsięwzięcia.

Organizacja konferencji – od czego zacząć?

Zorganizowanie wydarzenia, w którym ma uczestniczyć kilkanaście, kilkadziesiąt bądź kilkaset osób, wymaga przede wszystkim dobrego planu działania. Pierwszy punkt na takiej liście dotyczy konkretnego określenia koncepcji spotkania. Organizator musi zatem przemyśleć to, jak właściwie ma wyglądać takie spotkanie. Warto zastanowić się nad przewidzianym tematem, stylem spotkania oraz ewentualnym dresscodem. Nieco inaczej wygląda bowiem przygotowanie spotkania biznesowego, a inaczej zorganizowanie luźniejszej imprezy integracyjnej.

Harmonogram organizacji konferencji musi zakładać także szczegółowe wytyczne dla organizatora. Konieczne będzie także przygotowanie ogólnej agendy konferencyjnej – mowa tu o ramach czasowych, a także szczegółowym planie wszystkich wystąpień. Warto podkreślić, że należy brać pod uwagę również spóźnienia prelegentów czy przekroczenie czasu dyskusji. Plan powinien być zatem dość elastyczny.

Data i miejsce

Planowanie konferencji należy rozpocząć odpowiednio wcześnie. Zarówno goście, jak i ewentualni prelegenci, powinni dowiedzieć się o takim wydarzeniu dużo wcześniej – najlepiej kilka miesięcy. Potwierdzenie ich uczestnictwa pozwoli manewrować miejscami oraz harmonogramem całej konferencji.

Niezwykle ważne jest też znalezienie odpowiedniego miejsca. Doskonałą przestrzenią do tego, aby organizować konferencje w Poznaniu, jest Stadion Poznań. Posiadamy świetnie wyposażone i przestrzenne sale konferencyjne, które zapewniają wygodę wszystkim uczestnikom wydarzenia. Goście konferencji mogą także korzystać z darmowego parkingu – miejsc jest naprawdę sporo! Należy wspomnieć również o tym, że nasz stadion położony jest w niezwykle dogodnej lokalizacji, dzięki czemu łatwo jest do niego dotrzeć ze strategicznych punktów miasta – lotniska oraz dworca PKP.

Istotne jest także to, że o profesjonalną obsługę konferencji zadbają nasi doświadczeni event managerowie. W tym miejscu organizowane są również poznańskie imprezy integracyjne – zabawa na nowoczesnym stadionie na pewno będzie dla każdego niezapomnianą atrakcją.

Catering

Po ustaleniu listy prelegentów oraz zaproszonych gości, a także zarezerwowaniu najlepszego miejsca, dobrze byłoby jeszcze zorganizować catering! Na naszym stadionie na szczęście działamy kompleksowo – mamy duże doświadczenie w organizowaniu cateringów dla nawet kilku tysięcy gości!

Promocja konferencji

Ostatnim etapem organizowania konferencji jest zadbanie o jej promocję. Reklamy w mediach społecznościowych będą na pewno strzałem w dziesiątkę. Warto również pokusić się o reklamę w mediach, które należą bezpośrednio do miejsca, w którym odbędzie się konferencja. Takie obiekty mają zazwyczaj sporo odbiorców, zatem promowane przez nie wydarzenia na pewno odbiją się szerokim echem.

Kieruj się naszymi radami, a przekonasz się, że organizacja szkoleń i konferencji biznesowych okaże się mniejszym wyzwaniem, niż się spodziewałeś. Stadion w Poznaniu jest w stanie zrealizować dla swoich klientów wiele różnych wydarzeń – i to kompleksowo. Jeżeli zatem stanąłeś przed takim wyzwaniem, to możesz nam zaufać.

Zachęcamy do zapoznania się z pełnią naszej oferty.