Jak zorganizować imprezę masową?

Organizacja imprez masowych wymaga dopełnienia formalności, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom. Do obowiązków organizatora należy m.in. uzyskanie stosownego zezwolenia. Oprócz tego konieczne jest złożenie wniosku o wydanie opinii służb na temat zabezpieczenia wydarzenia. Warto jednak pamiętać, że powodzenie eventu zależy w dużej mierze od obiektu, w jakim się odbywa. Jak zorganizować imprezę masową, by spełniała wszelkie wymagania formalne i była udana? O czym należy pamiętać? Najważniejsze informacje na ten temat znajdziesz w artykule.

Co to jest impreza masowa?

Zgodnie z treścią Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r., impreza masowa jest wydarzeniem o charakterze sportowym, rozrywkowym lub artystycznym, w którym bierze udział co najmniej:

• 1000 osób – na otwartej przestrzeni, na przykład na stadionie,
• 500 lub 300 osób – w budynkach i obiektach sportowych, jeśli mamy do czynienia odpowiednio z imprezą artystyczno-rozrywkową lub imprezą sportową,
• 200 osób – w budynkach i obiektach sportowych, jeśli impreza sportowa jest imprezą podwyższonego ryzyka.

Istnieje jednak kilka wyjątków od tej zasady. Należą do nich m.in. wydarzenia, które mają miejsce w teatrach, kinach, muzeach i szkołach, imprezy z udziałem sportowców niepełnosprawnych czy zawody dla dzieci i młodzieży.

Jak zorganizować imprezę masową?

Organizacja imprezy masowej wiąże się z koniecznością wcześniejszego powiadomienia o tym fakcie odpowiednich organów. W jaki sposób? Nie później niż 30 dni przed planowaną datą wydarzenia organizator musi:

• złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta,
• wystąpić o opinie o wymaganym zabezpieczeniu imprezy, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu lub terenu oraz możliwych zagrożeniach. Opinie wydają właściwe ze względu na miejsce wydarzenia służby: komendant policji, komendant Państwowej Straży Pożarnej, pogotowie ratunkowe, inspektor sanitarny.

W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach termin 30 dni może zostać skrócony do 14 dni, np. jeśli organizacja imprezy wynika z nagłych przyczyn.

Ubezpieczenie OC – kiedy jest obowiązkowe?

Organizowanie imprez masowych jest obarczone dużą odpowiedzialnością za bezpieczeństwo uczestników podczas przebywania w obiekcie, w którym odbywa się wydarzenie. Z tego względu warto wykupić ubezpieczenie OC, które pokryje koszty ewentualnych odszkodowań za poniesione szkody. Czy jest to obowiązek organizatora? Kiedy można odstąpić od tego wymogu?

Zgodnie z ustawą organizator jest zobowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom, jeśli wstęp na imprezę jest odpłatny. W przypadku wydarzeń o charakterze bezpłatnym nie ma więc takiej konieczności. OC warto jednak wykupić niezależnie od warunków wstępu na imprezę – to dodatkowe zabezpieczenie organizatora.

Organizacja imprezy masowej – o czym należy pamiętać?

Aby zorganizować udaną imprezę masową, nie wystarczy zadbać o kwestie formalne. Ważne jest również to, gdzie odbywa się wydarzenie. Na co zwrócić uwagę, poszukując obiektu na event branżowy, festyn czy koncert? Bardzo istotna jest infrastruktura, którą zapewnia hala sportowa, stadion czy sala konferencyjna, oraz zakres proponowanych usług.

Jeśli interesują Cię imprezy masowe w Poznaniu, doskonałym miejscem jest Stadion Poznań. Potencjał tkwiący w tym nowoczesnym obiekcie jest naprawdę ogromny – stadion i tereny przyległe zajmują ponad 130 tysięcy metrów kwadratowych. Dodatkowo oferujemy klientom atrakcyjną przestrzeń w Klubie Muzycznym B17, który pomieści na koncertach nawet 1400 osób.

Co wyróżnia naszą ofertę? Oprócz samego wynajęcia przestrzeni klienci mogą liczyć na:

• wsparcie doświadczonych event managerów, którzy zajmują się kompleksowym przygotowaniem imprez,
• rozbudowane zaplecze cateringowe z pysznym menu,
• dowolną aranżację przestrzeni zgodnie z charakterem wydarzenia,
• wysokiej jakości nagłośnienie, oświetlenie oraz inne aspekty techniczne,
• świetną lokalizację i duży parking, który pomieści samochody wszystkich uczestników.

Masz więc pewność, że jesteśmy w stanie zorganizować event, który spełni oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów. Zapraszamy do współpracy przy imprezach masowych, a także mniejszych wydarzeniach biznesowych.

Organizacja imprez masowych – podsumowanie

Organizacja imprezy masowej niesie ze sobą bardzo dużą odpowiedzialność. Wszelkie nieprawidłowości mogą zagrozić bezpieczeństwu uczestników oraz spowodować znaczące straty finansowe. Jak temu zapobiec? Przede wszystkim należy znaleźć odpowiedni obiekt na wydarzenie. Na tym etapie warto kierować się zakresem oferowanych usług oraz możliwościami, jakie daje przestrzeń. Następnie trzeba zadbać o wszystkie kwestie formalne: uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej oraz wymaganych opinii służb. Dzięki temu impreza będzie w pełni legalna i bezpieczna.